Rabu, 05 Januari 2011

LAPORAN HASIL DIKLAT PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU

LAPORAN HASIL DIKLAT

PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU

Yang Diadakan Oleh:

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEMENTRIAN DALAM NEGERI

REPUBLIK INDONESIA

TAHUN 2010

BADAN PENANAMAN MODAL

DAN PELAYANAN TERPADU SATU PINTU

KABUPATEN PURWAKARTA

2010

PENDAHULUAN

Pelayanan PTSP pada dasarnya untuk melayani masyarakat, dalam hal ini ada dua instrument yaitu yang melayani dan yang dilayani. Yang terkait dengan pelayanan PTSP di dalam pemerintahan terutama dalam perizinan yang telah dilimpahkan kepada satu institusi, maka institusi tersebutlah yang harus melayani masyarakat sesuai dengan kebutuhan perizinannya, kenyamanan, kesederhanaan, kedisiplinan, keramahan petugas dan kepastian pelayanan perizinan yaitu Prosedur, Persyaratan, Biaya dan Waktu untuk mendapatkan Perizinan serta kecepatan proses perizinan

Dalam penyelenggaran diklat Pelayanan PTSP yang diadakan oleh kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia. Dimana perserta diklat Pelayanan PTSP dari berbagai instansi yang ada di daerah dan mempunyai latar belakang yang berbeda dalam hal ini ada beberapa daerah yang belum membentuk Institusi Pelayanan PTSP dan sisanya sudah terbentuk Institusi Pelayanan PTSP. Dari kedua perbedaan tersebut mempunyai penanganan yang berbeda, bagi yang belum terbentuk maka kajiannya dilakukan dari awal poses sedangkan bagi yang sudah terbentuk hanya perlu melakukan pengembangan/ peningkatan di beberapa indikator.

Dalam hal tersebut Kabupaten Purwakarta sudah terbentuk satu Institusi Pelayanan PTSP yaitu Badan Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan sesuai dengan yang diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah dan Permendagri. Dengan demikian Kabupaten Purwakarta hanya perlu meningkatkan/ mengembangkan indicator-indkator yang dilihat masih kurang. Dalam pengembangan/ peningkatan tersebut kita tidak bisa dilakukan hanya dari dalam institusi saja tetapi dari pihak luar pun harus mendukung misalya dari Pemerintah Pusat, Pemprov, DPRD, Bupati, LSM dan Masyarakat daerah itu sendiri yang menjadi cakupannya.

Tujuan PTSP

1. Meningkatkan Kualitas Layanan Publik: PTSP merupakan salah satu bentuk penerapan dari pelayanan prima Pemerintah terhadap public.

2. Terwujudnya Pelayanan Publik yang CEPAT, MUDAH, TRANSPARAN, TEPAT WAKTU, PASTI DAN TERJANGKAU.

3. Memberikan kemudahan pelayanan perizinan. Dengan kata lain hanya dengan mendatangi satu tempat, maka seluruh jenis pelayanan perizinan dapat diselesaikan pada tempat tersebut serta dalam waktu yang cepat.

Tugas Dan Kewenangan PTSP

1. Memberikan pelayanan perizinan dan non-perizinan yang menjadi kewenangan pemerintah kota/kabupaten

2. Mengelola administrasi perizinan dan non-perizinan dengan mengacu pada prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan keamanan berkas

3. Melakukan koordinasi dengan SKPD terkait dalam penyelenggaraan perizinan dan non-perizinan di tingkat pemerintah kota/kabupaten

4. Menandatangani perizinan

5. Melakukan penyederhanaan prosedur perizinan

POKOK BAHASAN

Indikator Kinerja PTSP

Praktek pelayanan pengurusan perizinan pokok (IMB, HO, TDP, SIUP, TDI) yang meliputi siapa yang menandatangani dokumen izin, waktu dan biaya pengurusan izin, serta jumlah izin yang diterbitkan dalam tahun terakhir

Keberadaan Standar Pelayanan dan Standard Operating Procedure (SOP)

Jumlah izin yang dilayani secara paralel

Cara pembayaran biaya pengurusan izin

Mekanisme pengaduan

Keberadaan program pengembangan kapasitas bagi pegawai

Keberadaan dan pemanfaatan database perizinan

Pelaksanaan Survai IKM (indeks kepuasan masyarakat)

Pemisahan antara front office dengan back office

Inovasi dan upaya lain untuk meningkatkan kualitas layanan

Pelayanan PTSP di Kabupaten/Kota

Setidaknya meliputi:

Izin Dasar yang menjadi prasyarat sebelum kegiatan usaha: Izin Lokasi/Persetujuan Prinsip, Izin Peruntukan Penggunaan Tanah, HO/SITU, IMB, dsb

Izin Usaha yang harus dimiliki untuk melakukan kegiatan usaha: TDI, IUI, SIUP, TDP, dsb

Non perizinan yang belum dilayani secara efektif oleh SKPD atau kecamatan

Perizinan yang terkait dengan pengembangan sektor ekonomi unggulan, atau yang terkait dengan sektor usaha yang melibatkan banyak pelaku usaha (UMKM )

Penentuan Bentuk Lembaga PTSP

Bentuk lembaga penyelenggara PTSP dapat berupa badan atau kantor sesuai dengan ketentuan dalam Permendagri 20 Tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelayanan Perizinan Terpadu di Daerah.

Penyusunan nomenklatur bidang/seksi dalam struktur organisasi PTSP dapat dilakukan berdasarkan pengelompokan izin atau fungsi.

Upaya Yang Dilakukan Dalam Penguatan Kelembagaan PTSP

  • Peningkatan status kelembagaan PTSP
  • Penelaahan dan perubahan kebijakan dan aturan terkait PTSP
  • Penuangan kebijakan PTSP ke dalam dokumen pembangunan jangka menengah dan jangka panjang daerah

Peningkatan Status Kelembagaan PTSP

  • Perubahan bentuk lembaga PTSP terutama bagi yang masih berbentuk unit
  • Perubahan ketatalaksanaan
  • Peningkatan kewenangan PTSP
  • Perubahan payung hukum pembentukan lembaga PTSP

Hal-hal yang perlu ditetapkan melalui peraturan:

· Pembentukan Lembaga PTSP

· Tugas Pokok dan Fungsi Lembaga PTSP

· Pelimpahan Kewenangan terkait dengan pemrosesan danpenandatanganan izin kepada kepala lembaga PTSP

· Standard Operating Procedure Perizinan

· Mekanisme koordinasi antara lembaga PTSP dan SKPD teknis

· Tim Teknis

Penelaahan dan Perubahan Kebijakan dan Aturan Terkait PTSP

  • Revisi Perda-perda terkait dengan retribusi perizinan yang dianggap tidak sesuai dengan prinsip-prinsip PTSP seperti prinsip penyederhanaan, persyaratan, dan waktu pelayanan. Kegiatan ini harus dilakukan sesegera mungkin.
  • Telaah kebijakan dan peraturan lain dapat dilakukan secara berjenjang (satu persatu) maupun paralel (sekaligus), tergantung prioritas dalam pembenahan perizinan.
  • Penyederhanaan jumlah perizinan dengan menyatukan, atau menghapus perizinan yang dianggap tumpang tindih dan menyulitkan pelaku usaha terutama yang berskala menengah dan kecil.
  • Pembebasan biaya retribusi bagi kategori usaha tertentu misalnya pengusaha mikro-kecil.
  • Penerbitan kebijakan atau peraturan untuk mencegah adanya pungutan-pungutan di tingkat pemerintahan yang lebih rendah (kecamatan, desa/kelurahan, RW, RT), terutama terkait dengan pemenuhan persyaratan izin.
  • Memberikan input pada departemen teknis di tingkat pusat untuk membenahi kebijakan perizinan.

Penuangan Kebijakan PTSP ke Dalam Dokumen Pembangunan Jangka Menengah dan Jangka Panjang Daerah

  • Untuk menjamin bahwa setiap tahunnya PTSP mendapatkan anggaran dari APBD
  • Untuk menjamin ketersediaan pendanaan yang diperlukan bagi pengembangan pengelolaan PTSP secara berkelanjutan

Penyusunan Standar Pelayanan

· Standar Pelayanan (SP) adalah kriteria capaian minimal pelayanan yang harus dilakukan oleh penyelenggara PTSP

· Tujuan SP adalah menyediakan jaminan atau kepastian bagi penerima pelayanan penyelenggara PTSP

Penataan Ruang

Front Office:

Ruang/Loket Informasi

Ruang/Loket Pendaftaran

Ruang/Loket Penyerahan Dokumen Perizinan

Ruang Tunggu

Ruang/Loket Pembayaran

Ruang/Loket Pengaduan

Back Office:

Ruang Pemrosesan Berkas

Ruang Server

Ruang Arsip

Ruang Penanganan Pengaduan

Ruang Rapat

Ruang Kerja Kepala Penyelenggara PTSP dan pejabat struktural lainnya

Pelayanan Izin Paralel

Satu permohonan untuk segala macam perizinan yang bersifat teknis.

Satu kali pemeriksaan dan peninjauan, dilakukan untuk tujuan memproses berbagai macam usaha yang terkait dan diperlukan.

Kelengkapan persyaratan digunakan untuk semua izin yang diajukan.

Tersedia sistem kearsipan yang memadai.

Peranan Pemerintah Provinsi

§ Melakukan sosialisasi Panduan Penyelenggaraan PTSP kepada seluruh pimpinan dan pejabat daerah, serta masyarakat di wilayahnya

§ Membangun komitmen dan konsistensi seluruh komponen aparatur pemerintah di kabupaten/kota terhadap peningkatan pelayanan terhadap masyarakat

§ Menyusun kebijakan tentang peningkatan kualitas pelayanan publik/pelayanan perizinan yang memuat: pembentukan lembaga yang secara terpadu melayani perizinan daerah; mereformulasi kelembagaan dan ketatalaksanaan perizinan

§ Melakukan sosialisasi Panduan Penyelenggaraan PTSP kepada seluruh pimpinan dan pejabat daerah, serta masyarakat di wilayahnya

§ Membangun komitmen dan konsistensi seluruh komponen aparatur pemerintah di kabupaten/kota terhadap peningkatan pelayanan terhadap masyarakat

§ Menyusun kebijakan tentang peningkatan kualitas pelayanan publik/pelayanan perizinan yang memuat: pembentukan lembaga yang secara terpadu melayani perizinan daerah; mereformulasi kelembagaan dan ketatalaksanaan perizinan

§ Menyusun Standar Pelayanan Perizinan bagi pemerintah kabupaten/kota.

§ Menyusun Pedoman Teknis Pelaksanaan PTSP bagi pemerintah kabupaten/kota

§ Monitoring perkembangan proses pembentukan dan penyelenggaraan PTSP diwilayahnya.

§ Menciptakan contoh-contoh baik dengan menetapkan 1 (satu) atau beberapa daerah kabupaten/kota untuk menjadi daerah percontohan di wilayahnya.

Sistem Koordinasi

Mekanisme Koordinasi Dengan SKPD Teknis

1. Penyelenggara PTSP melaksanakan tugas pemrosesan dan penerbitan izin, sedangkan tugas pembinaan dan pengawasan terhadap perizinan tetap menjadi kewenangan SKPD teknis.

2. Lembaga penyelenggara PTSP melakukan koordinasi dengan SKPD teknis melalui pembentukan Tim Teknis yang ditetapkan oleh kepala daerah. Bersifat tetap untuk periode tertentu minimal 1 tahun dan dapat diganti sesuai kebutuhan.

3. Tim teknis tersebut terdiri dari perwakilan unsur perangkat daerah teknis terkait yang mempunyai kompetensi di bidangnya dan mempunyai kewenangan untuk mengambil keputusan dalam memberikan rekomendasi mengenai diterima atau ditolaknya suatu permohonan izin yang memerlukan pertimbangan teknis.

4. Kepala SKPD bertanggung jawab terhadap substantif atas keputusan yang diambil oleh anggota Tim Teknis yang berasal dari SKPD-nya.

5. Tim Teknis mempunyai tugas:

» Melaksanakan pemeriksaan teknis di lapangan dan membuat berita acara pemeriksaan serta membuat analisis/kajian sesuai bidangnya.

» Memberikan rekomendasi kepada kepala penyelenggara PTSP untuk menyetujui atau menolak izin.

6. Dalam melaksanakan tugasnya, Tim Teknis dikoordinir oleh kepala penyelenggara PTSP.

7. Penyelenggara PTSP memberikan laporan kegiatan perizinan setiap satu bulan kepada kepala daerah

8. Penyelenggara PTSP dalam bentuk dinas dapat mengelola sebagian atau seluruh retribusi perizinan dengan mengacu kepada peraturan yang berlaku di daerah

9. Pembinaan dan pengawasan atas perizinan dilaksanakan oleh SKPD teknis terkait

Penyusunan Mekanisme Pengaduan

1. Pengaduan paling lambat harus sudah ditanggapi dalam 10 hari kerja.

2. Bentuk-bentuk saluran pengaduan yang hendaknya disediakan meliputi:

· Pengaduan langsung, yaitu pengaduan melalui petugas loket pengaduan maupun melalui telepon.

· Pengaduan tidak langsung, yaitu melalui pengaduan tertulis yang disampaikan melalui kotak pengaduan.

3. Hal-hal yang perlu diatur dalam sebuah mekanisme pengaduan antara lain:

  • Tersedianya formulir khusus pengaduan dan penomoran pengaduan sebagai kode bagi pengecekan pengaduan dan pendataan.
  • Adanya petugas khusus yang menangani pengaduan.
  • Adanya standar penanganan pengaduan (jumlah hari dan bentuk tindakan), tergantung pada kategori pengaduan..
  • Adanya laporan pertanggungjawaban atas penanganan pengaduan

Tujuan Monev

Untuk melihat perkembangan pelayanan yang diberikan oleh PTSP

Untuk mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh PTSP dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat

Untuk mengidentifikasi hal-hal apa saja yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh PTSP

Fungsi Monev

Dasar pengukuran kinerja PTSP

Alat pengendali pelaksanaan PTSP

Bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan PTSP

Bahan pembinaan dan fasilitasi terhadap perbaikan kinerja PTSP

Manfaat Monev

Mengetahui hasil

Bentuk pertanggung jawaban

Media belajar

Media otokritik

Indikator Umum Monev

Bentuk kelembagaan

Dasar hukum pendirian

Tahun mulai beroperasi secara efektif

Cakupan layanan (izin dan non izin)

Sistem Monev Oleh Pemprov

Penyusunan Sistem Data Base

Untuk mempersingkat waktu pelayanan, meningkatkan akurasi data, mengintegrasikan informasi yang sudah diperoleh, dan mempermudah proses monitoring kinerja penyelenggara PTSP.

Jenis-Jenis Data

Data/informasi minimal yang akan menjadi input adalah data diri perorangan atau usaha, kondisinya dan persyaratan perizinannya. Di dalamnya termasuk data tentang waktu pengajuan persyaratan dan waktu penyelesaian tahapan izin.

Data yang dipakai untuk manajemen internal: (i) kelengkapan persyaratan, (ii) waktu tiap tahapan, (iii) evaluasi teknis, (iv) biaya dan kode pembukuan. Persyaratan seminimal mungkin, hanya yang dibutuhkan untuk mempertimbangkan perizinan tersebut. Tahap akhir dari aplikasi data base menghasilkan format surat izin yang diinginkan.

Data yang akan disajikan ke masyarakat meliputi waktu, biaya, dan persyaratan. Bagi pemohon yang sudah mengajukan izin, data yang diperlukan adalah kejelasan posisi (tahapan yang sudah dilalui) dari permohonan mereka.

Data yang akan menjadi laporan tahunan dan laporan ke tingkat pemerintahan yang lebih tinggi adalah data-data akumulasi seperti jumlah tiap izin yang diberikan per tahun dan data-data lain yang harus disediakan oleh pemerintah daerah

Informasi Apa Yang Harus Disebarluaskan

Keberadaan penyelenggara PTSP

Paradigma pelayanan yang dianut oleh penyelenggara PTSP

Lokasi, nomor telepon/fax, website yang dapat diakses oleh masyarakat

Jenis izin yang dikelola

Mekanisme dan prosedur pengurusan izin

Biaya dan waktu pemrosesan setiap izin

Persyaratan yang dibutuhkan setiap izin

Mekanisme pengaduan

Metode Penyebarluasan Informasi

Brosur, leaflet, spanduk, poster dan atau buku saku yang tersedia di lokasi penyelenggara PTSP, di kantor kecamatan dan kantor kelurahan/desa, dan di tempat-tempat strategis lainnya (pusat-pusat bisnis dan ekonomi).

Papan informasi perizinan di lokasi penyelenggara PTSP, kantor kecamatan atau tempat-tempat lain yang dianggap strategis.

Media massa baik melalui media cetak maupun elektronik.

Website penyelenggara PTSP.

Penyuluhan langsung kepada masyarakat.

Desk pelayanan informasi di kantor penyelenggara PTSP

Peningkatan Kapasitas Pegawai

1. Pelatihan teknis pemrosesan perizinan

2. Internship (magang/pelatihan kerja) ke daerah kabupaten/kota lain yang sudah terlebih dahulu menyelenggarakan penyelenggara PTSP dan dianggap berhasil.

3. Training for Success dimana ada unsur membangun tata nilai baru sebagaimana tata nilai profesional swasta. Materi yang dapat disampaikan dalam pelatihan ini antara lain,

bagaimana tampil rapih dalam melayani pemohon

bagaimana tampil sopan dan santun dalam menghadapi pemohon

bagaimana selalu ramah dalam menyambut pemohon

bagaimana selalu tampil yakin dan meyakinkan dalam melayani pemohon

bagaimana memperhatikan sikap tubuh saat melayani pemohon

bagaimana teknik-teknik menghadapi pemohon

bagaimana berkomunikasi dengan baik kepada masyarakat maupun sesama pegawai

4. Pelatihan teknis pemrosesan perizinan

5. Meningkatkan Penampilan Pegawai Untuk memberi kesan ramah dan melayani, pegawai PPTSP sebaiknya mengenakan pakaian seragam yang berbeda dengan seragam PNS, misalnya pegawai pria mengenakan dasi, pegawai perempuan memakai blazer.

Pelayanan Pro Aktif Kepada Masyarakat

Pengadaan pelayanan bergerak – mobile services (menggunakan mobil, kapal, radiogram di kelurahan, dll) untuk melayani permohonan perizinan dan khususnya untuk melayani wilayah yang terpencil.

Penyediaan formulir perizinan dan persyaratannya di kelurahan/desa.

Pengantaran surat izin yang telah selesai kepada pemohon oleh petugas PTSP.

Penggunaan SMS untuk mencek posisi izin yang sedang diajukan, pemberitahuan jika ada masalah dalam berkas, dan pemberitahuan jika izin telah selesai (lengkap dengan informasi tentang biaya retribusi yang harus dibayarkan) sebagaimana telah dilakukan.

Penggunaan website PTSP untuk mencek posisi izin yang sedang diajukan.

Pengumuman di radio bagi izin yang telah selesai. Membangun situs (website) untuk pelayanan on-line, yang dapat diakses secara langsung melalui internet di beberapa tempat umum (seperti di mal-mal), dimana pemohon dapat mendaftarkan permohonan izinnya melalui situs ini.

Membuka loket pelayanan di beberapa tempat umum (misalnya di pusat perbelanjaan atau pasar) untuk memudahkan akses permohonan perizinan.

Menyelenggarakan layanan perizinan massal, khususnya bagi pengusaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM).

Penerapan Standar Mutu

1. Untuk menjaga konsistensi pelayanan dan memenuhi kepuasan pengguna jasa PTSP.

2. Langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh PTSP dalam upaya pemenuhan pencapaian ISO, antara lain:

Mencatat semua hal yang dilakukan dalam setiap proses perizinan dan melaksanakan semua yang dicatat secara konsisten

Membangun pedoman mutu (gambaran alur proses perizinan) dan prosedur mutu (uraian langkah-langkah proses) yang selanjutnya dijadikan pedoman pelaksanaan Standard Operating Procedure bagi setiap proses perizinan yang dikelola oleh PTSP

Membangun kebijakan mutu terkait dengan sumber daya manusia (pelaksana kegiatan), proses teknologi, dan pemenuhan kepuasan pelanggan

Melaksanakan pemantauan dan evaluasi secara periodik yang dituangkan dalam bentuk Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)

Penyediaan Pelayanan Pembayaran Melalui Bank

Pembayaran retribusi melalui bank

menyediakan ATM di lingkungan kantor PTSP

Peningkatan Kompetensi Aparatur PTSP

Pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kapasitas pegawai

Pemberian penghargaan dan sanksi bagi pegawai

Pengembangan jenjang karir

Pengembangan Sistem Monitoring Dan Evaluasi

1. Perbaikan metode dan indikator monev

Meningkatkan frekuensi pelaksanaan IKM

Dialog interaktif di radio

Sistem pemberian penghargaan dan sanksi

2. Pemanfaatan dan tindak lanjut monitoring dan evaluasi

Hasil monev digunakan untuk mendorong terjadinya inovasi baru yang dapat diterapkan di PTSP

Grafik Kinerja PTSP Kabupaten Purwakarta Tahun 2010

Pengembangan Sistem IT

Web-base

Penerapan sistem informasi manajemen yang terintegrasi melalui pemanfaatan teknologi informasi berbasis computer.

Teknologi Voice Over Internet Protocol (VOIP).

Teknologi komunikasi telepon dan tatap muka jarak jauh seperti TV yang dapat dilakukan dengan murah karena menggunakan jaringan komputer dan web-base

Pelayanan online.

pelayanan perizinan (dan atau non perizinan) yang dapat menjangkau masyarakat secara lebih luas tanpa harus datang di lokasi gedung PTSP.

Pengembangan database perizinan.

PTSP sebagai SKPD yang melayani proses perizinan memiliki database pengusaha dari. berbagai sektor usaha di daerah tersebut.

Kesimpulan

Ada beberapa indikator yang harus dtingkatkan dalam pengembangan pemenuhan pelayanan PTSP terhadap masyarakat :

1. Peningkatan Birokrasi (Tim Teknis) Perizinan Melalui Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP)

2. Peningkatan Regulasi Perizinan (deregulasi perizinan)

· Pengurangan Jumlah Izin, Jumlah persyaratan, dan Biaya: penerapan metode HGSL

· Penyusunan Peraturan Daerah yg disesuaikan dengan situasi dan kondisi saat ini.

3. Peningkatan SDM baik secara kuantitas dan kulitas.

4. Komitmen awal dari Bupati, DPRD, instansi terkait dan intansi pelayanan PTSP itu sendiri harus konsisten.

2 komentar: